La transformación tecnológica es parte de un proceso de adaptación que se ha experimentado en diferentes aspectos de nuestra vida y que, aún hoy en día, se sigue perfeccionando. La formalización de contratos suscritos por personas y empresas no es la excepción, por lo que la adopción y correcta implementación de la firma electrónica en los procesos de tu negocio puede implicar diversas ventajas. En este blog te explicaremos algunos aspectos fundamentales de la firma electrónica que debes conocer y señalaremos los beneficios que puedes obtener con su aplicación.

La firma digital es tan válida como la firma autógrafa

La firma de un contrato implica la certeza de que las partes que intervinieron en este, manifestaron su voluntad de adherirse a condiciones establecidas por ambos, por lo que, en caso de surgir dudas respecto de los términos acordados, es posible consultar nuevamente el documento y verificar que ambas personas actúan de acuerdo con los derechos y obligaciones asumidas.

Se tiene la percepción de que las firmas autógrafas (es decir, las realizadas a mano) son la mejor forma para comprobar que lo establecido en un contrato corresponde con la voluntad de ambas partes y, como toda costumbre, desarraigarla de nuestra concepción es complicado. No obstante, es importante saber que las leyes mexicanas otorgan la misma validez a ambos tipos de firma.

¿Qué leyes reconocen la validez de una firma electrónica?

Como se señaló anteriormente, la expresión de nuestra voluntad para la aceptación de diversos acuerdos con otros individuos o empresas tradicionalmente ha sido la firma. En virtud de ello, diversas normas reconocen a las firmas electrónicas como formas jurídicamente válidas de asumir compromisos, por ejemplo:

• El Código Civil Federal señala que el consentimiento puede manifestarse a través de medios electrónicos.
• El Código de Comercio determina que los efectos jurídicos de una firma no pueden ser negados por la sola razón de que esta conste en un medio digital.
• La Ley Federal de Protección al Consumidor señala que los usuarios o consumidores pueden adquirir servicios adicionales a los originalmente contratados si estos son solicitados o aceptados vía electrónica (entre otras).

En este punto, puede que te estés preguntando: 

¿qué requisitos deben cumplir tus firmas electrónicas para ser jurídicamente válidas?

Es importante saber que existen diversos tipos de firmas electrónicas y que, en términos generales, todas pueden ser válidas ante una autoridad. Sin embargo, de acuerdo con algunas características de la firma que hayas plasmado en tu documento y en caso de requerirla como una prueba ante una autoridad, podría ser necesario aportar elementos adicionales para demostrar su autenticidad.

Por ejemplo, la forma más sencilla de manifestar tu consentimiento en un documento electrónico será con una firma autógrafa digitalizada, que corresponde a una firma manuscrita realizada en un dispositivo electrónico que registra dicho trazo. Para acreditar este tipo de firma en una controversia ante una autoridad, es necesario que cuentes con otros elementos que respalden que lo plasmado en el documento firmado, corresponde a los deseos de los intervinientes (por ejemplo, evidencia de otras comunicaciones donde se hayan acordado de manera previa las cláusulas del contrato, los montos de este, etc.).

También es posible emplear una firma digital integrada por diversos elementos tecnológicos que permitan atribuir dicha firma a una persona sin necesidad de acompañarla de otras pruebas. En este tipo de firmas, no basta la simple manifestación de la voluntad de los firmantes, sino que se deben cumplir requisitos específicos para la conservación de los documentos firmados y deben estar certificados por un fedatario público acreditado por la Secretaría de Economía.

¿Qué beneficios puede percibir tu empresa con la implementación de estas firmas?

De acuerdo con lo que te hemos compartido hasta aquí, es posible que hayas identificado que las ventajas de usar la firma electrónica en tus documentos corresponden a muchas de las que ya nos aprovechamos como usuarios de las tecnologías de la información y las comunicaciones, por ejemplo:

• Su disponibilidad no está sujeta a la ubicación física de los intervinientes en el proceso.
• En virtud de lo anterior, no es necesario trasladarse a ninguna ubicación específica para formalizar un documento.
• El almacenamiento de los contratos firmados se realiza de forma digital, lo que además de ahorrar recursos y espacio físico, facilita su consulta posterior.
• Si los documentos se almacenan en servidores en línea, su disponibilidad y acceso se encuentran activos en prácticamente cualquier momento y lugar.
• El tiempo por invertir para la formalización de dichos documentos se reduce drásticamente y puede concluirse en cuestión de minutos.

En Tavares & Tavares Law Firm creemos que los beneficios de las firmas electrónicas pueden ser adoptados por cualquier tipo de empresa, pues además de los ya señalados, la facilitación de estos procesos puede contribuir a mejorar la experiencia de los clientes al interactuar con estas, lo que podría beneficiar también el posicionamiento de dichas empresas en su sector. Si deseas conocer más al respecto, acércate a nuestro equipo de especialistas, quienes podrán resolver todas tus dudas al respecto.